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Description des besoins

Contexte

Le service culturel d’une grande agglomération veut améliorer la gestion des livres de ses bibliothèques municipales : faire en sorte que la circulation des livres d’un adhérent à l’autre soit maîtrisée et accélérée, le suivi des livres fiabilisé, les cotisations annuelles payées dans les délais.

Pour cela, le service culturel met en place un nouveau logiciel de gestion des prêts. Celui-ci donnera à l’adhérent la possibilité de consulter (sur place) ou d’emprunter des livres, pour ce qui concerne les exemplaires stockés dans la bibliothèque où il se trouve physiquement. Pour un livre qui n’est pas en stock sur place, l’adhérent aura la possibilité de savoir s’il est en stock dans une autre bibliothèque de la ville. Il devra alors se déplacer pour l'emprunter. Il n'est pas prévu, dans un premier temps, la possibilité de réserver un exemplaire.

Les consultations du fonds (par titre, par auteur ou par thème) doivent être faciles à effectuer par les adhérents sur des micro-ordinateurs en libre service, qui leur indiquent la disponibilité et l’emplacement du livre recherché.

Gestion des emprunts

Seul un adhérent (dont on connaît le nom, le prénom et l’adresse) peut emprunter des livres. Pour cela, il doit être à jour de sa cotisation annuelle.

Les prêts sont limités à trois exemplaires, chaque exemplaire est emprunté pour une durée maximum de quinze jours. Si une de ces règles n’est pas respectée, le compte de l’adhérent est bloqué ce qui rend impossible tout nouveau prêt.

C’est un bibliothécaire qui se charge d’enregistrer les prêts et les restitutions.

Le système doit être capable de fournir chaque soir au responsable, la liste des livres non rapportés à ce jour.

Le responsable peut demander au système la liste des livres non rendus à la date prévue, classés par le nombre de jours de retard afin de permettre d’envoyer les lettres de rappel.

Le système doit être aussi capable de fournir différentes statistiques à la demande du responsable.

Arrivée des nouveaux livres

A la réception d’un nouvel exemplaire de livre, le gestionnaire du fonds l’enregistre, lui attribue un code et effectue les opérations nécessaires à une bonne conservation. Ensuite l'exemplaire est rangé dans un emplacement. Un livre est repéré par un numéro d’ISBN.

Localisation des livres

Pour faciliter les recherches dans les rayons et les consultations à partir des postes informatiques, les livres sont rangés par thème. Lors de la création du livre, le gestionnaire du fonds définit le thème auquel il se rattache, en fonction de son contenu. Chaque thème est associé à un ou plusieurs emplacements. Un emplacement ne contient qu'un seul thème.

Interview des utilisateurs

Conditions de l’interview

On considère le contexte de l’interview d’une seule personne, travaillant dans une bibliothèque de la commune. Elle a une ancienneté suffisante pour connaître tous les aspects de gestion du domaine. De plus, elle a eu des affectations successives dans les différents sites et connaît l’organisation du travail dans les autres bibliothèques. Dans la réalité, ce scénario est tout à fait irréel, il faut interroger des acteurs dans plusieurs sites d’utilisation.

Comment  se nomme votre bibliothèque ?

D’habitude on l’appelle le Centre Culturel des Marmusots, mais je ne comprends pas votre question.

D’autres personnes de la mairie lui donnent un autre nom ?

Ah oui, les comptables, pour la gestion, utilisent un code pour toutes les opérations qui se passent chez nous. En général, on ne l’utilise que pour passer des commandes de matériel et de livres au service achat de la mairie. La directrice y tient absolument, car si on ne l’utilise pas, les livraisons vont se faire n’importe où…

Que se passe-t-il lorsque vous recevez un nouveau livre ?

D’abord, je le lis si ça me semble bien, ça me permet de répondre aux personnes qui me demandent des conseils quand ils empruntent des livres. Bien sûr, je ne peux pas tout lire, il y en aurait trop ! On essaie, avec les collègues, de se partager les entrées de nouveautés, de manière à avoir une idée de tous les livres qui sont enregistrés dans la bibliothèque.

Comment les enregistrez-vous ?

Si c’est un livre que nous n’avons pas encore dans le fonds documentaire, il faut créer la référence du livre. Sinon, on a juste un exemplaire en plus.

Oui, mais que faites-vous exactement ?

Ah! Je me sers de l’ordinateur pour saisir le livre ou l’exemplaire !

Que devez-vous saisir ?

Je ne me souviens pas exactement, mais on peut regarder si ça vous intéresse :

Copie simplifiée d’un écran genre terminal UNIX ou AS/400
ISBN
ISSN
Titre
Auteur (s)	Choisir un ou plusieurs auteurs dans la liste
Thème	Choisir un thème dans la liste
Code exemplaire
Commentaire
Emplacement	Choisir un emplacement dans la liste

Pourriez-vous me donner quelques explications supplémentaires ?

L’ISBN (http://www.bnf.fr/pages/infopro/depotleg/is-isbn.htm) est la numérotation internationale des livres, ce numéro figure obligatoirement sur tous les livres.

L’ISSN (http://www.bnf.fr/pages/infopro/depotleg/is-issn.htm) est un numéro de publication internationale pour les ouvrages périodiques. En fait, on ne l’utilise jamais, je ne sais plus pour quoi il a été mis ici.

Le titre est la copie exacte de ce qui se trouve sur l’ouvrage.

On peut mettre un ou plusieurs auteurs, mais il nous oblige à en avoir au moins un.

Le thème correspond au type de contenu du livre (Littérature française, Philosophie…) on utilise le code CDU (http://www.udcc.org/cdu.htm) comme toutes les bibliothèques.

Comme c’est un nouveau livre qui arrive, il faudra le ranger dans un rayon, je lui donne un code d’exemplaire, chez nous c’est un numéro, mais la bibliothèque où je travaillais avant utilise des lettres. Le commentaire permet de faire des remarques sur l’état du document, en général on met « neuf » pour un entrant, mais au fil du temps, il peut se détériorer et on indique ici les dégradations visibles, les pages manquantes…

L’emplacement correspond au rayon dans lequel on va ranger l’exemplaire une fois qu’il est enregistré. On fait très attention pour ne pas le mettre dans un rayon d’un autre thème !

Mais si le livre existe déjà ?

J’ai un message d’erreur qui me le dit ! Le message n’est pas clair :

SQLSTATE = 23000

[Sybase][ODBC Driver]Integrity constraint violation: primary key for table 'livre' is not unique

mais à force de le voir, nous ne faisons plus attention, on sait que c’est pour nous signaler que le livre est déjà enregistré.

Comment procédez-vous alors pour un livre déjà enregistré ?

Dans ce cas, je n’ai besoin que de l’ISBN qui existe déjà, du code exemplaire, du commentaire, et de l’emplacement.

Est-ce vous qui définissez l’organisation des emplacements et des thèmes ?

Certainement pas ! Nous avons quatre réunions annuelles entre tous les bibliothécaires pour discuter de l’organisation des salles, de la politique d’achat, des ouvrages à retirer…

Lors de ces réunions, on peut décider de réorganiser les rayons. En réalité, on évite de le faire car le logiciel de gestion actuel ne permet pas de transférer tout un rayon vers un autre et il faut le faire exemplaire par exemplaire, vous vous imaginez le boulot pour des milliers de livres !

Que se passe-t-il si vous n’avez plus d’exemplaires d’un livre ?

C’est rare, mais ça arrive quand les documents ne sont pas rendus, ou que l’état est tellement pitoyable qu’il faut les détruire. On supprime les exemplaires, on décide lors des réunions d’en racheter ou pas.

Vous arrive-t-il de vous prêter des documents entre les bibliothèques du réseau ?

Non, un livre est toujours la propriété de la bibliothèque qui l’a acheté, bien que globalement, il appartienne à la commune puisque c’est elle qui finance.

Comment se passe l’emprunt et la restitution des documents ?

L’adhérent doit être à jour de sa cotisation annuelle, ne pas être en retard. Il peut alors prendre trois livres ou moins, puis les rendre, et en reprendre d’autres. Il n’y a rien d’extraordinaire, toutes les bibliothèques du monde procèdent de cette manière.

Et s’il les perd ?

Il paie une amende forfaitaire par document perdu dont le montant est fixé par la mairie tous les ans.

Et s’il est en retard ?

Il paie une amende forfaitaire par jour de retard dont le montant est fixé par la mairie tous les ans.

Et s’il les rend dans une autre bibliothèque ?

Normalement, on devrait refuser car on ne peut pas accéder aux prêts des autres bibliothèques. En réalité, on les récupère, on appelle la collègue pour qu’elle enregistre le retour, et on passe les livres au courrier interne, puisqu’ils doivent se trouver dans une autre bibliothèque.

Avez-vous déjà autorisé un maximum différent de trois ?

Non… La mairie discute avec nous de la possibilité, dans le futur, d’augmenter le nombre de prêts possibles. En fait, il y aurait deux situations dans lesquelles le nombre pourrait être augmenté : des difficultés de stockage (trop d’exemplaires) et les périodes de congés scolaires.

Peut-on emprunter plusieurs fois les mêmes livres ?

Oui, s’ils sont rendus au préalable. Au pire, ça pourrait être le même jour !

Comment les adhérents choisissent-ils les livres qu’ils veulent emprunter ?

D’abord, ils regardent dans les emplacements. S’ils ne trouvent pas ce qu’ils recherchent, ils peuvent nous demander ou rechercher directement sur les machines mises à disposition. Dans ces deux cas, ils savent si le livre est disponible et à quel endroit. Par contre, nous ne pouvons pas faire de réservation pour les autres bibliothèques, ils doivent s’y rendre personnellement.

Quels sont les conditions de l’emprunt ?

D’abord, l’adhérent doit-être à jour de sa cotisation, elle est valable un an à partir de la date de règlement. Puis il faut qu’il lui reste une possibilité d’emprunt, en sachant que le maximum autorisé est de trois.

Travail demandé

1 Identifier tous les acteurs internes et externes (éventuellement).

2 Lister tous les use case, en faire un tableau synthétique avec une courte description.

3 Réaliser le diagramme de use-case complet de ce cas.

4 Rédiger les use-case détaillés pour :

·        Rendre des exemplaires

·        Relancer les adhérents qui ont un retard

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